Gli accordi off-limits nell’executive search, spiegati

Prima di firmare un mandato di ricerca, un consiglio di amministrazione chiede di solito dei compensi, dei tempi e del partner responsabile. Raramente chiede quali aziende la società non possa avvicinare. Eppure sono le regole off-limits a stabilire, prima ancora che il lavoro inizi, quale parte del mercato la ricerca può davvero raggiungere.

Che cos’è un accordo off-limits

Un accordo off-limits, detto anche impegno hands-off o di non sollecitazione, è la promessa di una società di executive search di non reclutare dirigenti presso i propri clienti. Se un’azienda incarica una società di trovare un direttore finanziario, si aspetta che la stessa società non avvicini in seguito il suo amministratore delegato, il team finanziario o i responsabili di divisione per conto di altri.

La logica è semplice. Il cliente apre la propria organizzazione alla società: strategia, cultura, retribuzioni, piani di successione e i nomi delle persone migliori. Sarebbe inaccettabile che quella conoscenza venisse usata per portargliele via. L’off-limits è la tutela professionale che rende possibile questo livello di apertura.

La maggior parte delle società più affermate applica una qualche forma di politica off-limits. Le associazioni professionali del settore la considerano una questione di etica e buona pratica, e molti clienti la inseriscono nella lettera d’incarico. Ciò che varia, spesso in modo considerevole, è la sua portata.

Perché è importante per il cliente

Per l’azienda che firma il mandato, l’off-limits offre due tutele.

• Tutela del proprio team. La società che conosce meglio l’organizzazione non userà quella conoscenza per reclutare al suo interno. Conta soprattutto quando la società ha lavorato a stretto contatto con il comitato esecutivo o con il consiglio.
• Fiducia nel processo. Candidati, interlocutori interni e consiglieri possono affrontare temi delicati con franchezza, sapendo che gli interessi della società sono allineati a quelli del cliente e non a un mandato concorrente.

L’off-limits tutela anche l’integrità della società stessa. Una società che reclutasse liberamente presso i propri clienti scoprirebbe presto che nessuno le affida più un briefing sincero.

Il rovescio: un mercato accessibile più ristretto

Ogni impegno off-limits ha un costo, sostenuto dai clienti successivi. Ogni azienda per cui una società lavora diventa, per un certo periodo, un’azienda in cui non può reclutare. Per una società con un lungo elenco di clienti in un dato settore, il territorio escluso può diventare rilevante.

Si pensi a un’azienda che cerca un direttore operativo con esperienza in un settore specifico. Se la società incaricata ha lavorato di recente per diversi tra i principali operatori di quel settore, i loro dirigenti potrebbero essere irraggiungibili. La società presenterà comunque una rosa di candidati, ma tratta dalla parte del mercato rimasta aperta, che non è necessariamente quella in cui si trovano i migliori.

La domanda non è se una società abbia restrizioni off-limits, ma quanta parte del vostro mercato tolgano in silenzio.

Il tema viene raramente discusso apertamente. Una società non ha un incentivo evidente a dire a un potenziale cliente che alcune delle aziende più rilevanti sono escluse. Il cliente, dal canto suo, potrebbe non sapere mai che un candidato che avrebbe voluto incontrare non è mai stato contattato. L’effetto resta invisibile finché qualcuno non pone la domanda.

Come si definisce l’off-limits: perimetro, durata e livello

L’off-limits non segue uno standard unico. Il suo impatto pratico dipende da come viene redatto e applicato. Tre variabili sono decisive.

Perimetro: l’intero gruppo o una sola divisione

Alcune società considerano off-limits un intero gruppo non appena una sua parte diventa cliente. Altre limitano la restrizione alla business unit, al paese o alla funzione che le ha incaricate. Nei gruppi grandi e diversificati la differenza è significativa: una restrizione a livello di gruppo può escludere migliaia di manager in attività prive di legami tra loro.

Durata

Le restrizioni sono di norma legate al periodo in cui la società lavora per il cliente, spesso esteso per un periodo definito dopo la fine dell’ultimo incarico. Un’azienda che si rivolge regolarmente alla stessa società può quindi restare off-limits in modo quasi permanente. Il cliente deve sapere quando una restrizione inizia, quando termina e che cosa la rinnova.

Livello

Alcune politiche tutelano solo i dirigenti con cui la società ha avuto rapporti diretti, o quelli al di sopra di un certo livello. Altre coprono tutto il personale. Una definizione ristretta protegge il vertice del cliente lasciando più mercato accessibile; una ampia offre maggiore tutela, ma riduce la portata per tutti gli altri.

Occorre inoltre distinguere tra avvicinare una persona e ricevere una candidatura spontanea. Molte politiche impediscono alla società di prendere l’iniziativa del contatto, ma trattano diversamente il candidato che si presenta di propria iniziativa. Come viene gestita questa distinzione deve essere esplicito.

Le domande da porre prima di conferire un mandato

L’off-limits deve far parte della discussione di selezione, non essere un aspetto secondario. La tabella riassume le domande da porre a qualsiasi società e il motivo di ciascuna.

Domanda da porre	Perché conta
Quali aziende del nostro mercato di riferimento sono oggi off-limits per voi?	Rivela se i bacini di talento più rilevanti possono essere avvicinati.
La restrizione copre l’intero gruppo o solo l’entità cliente?	Le regole a livello di gruppo possono escludere gran parte di un settore, incluse attività non collegate.
Quanto dura una restrizione dopo la fine di un incarico?	Stabilisce se le esclusioni sono temporanee o, di fatto, permanenti.
Quali livelli e quali funzioni sono coperti?	Mostra se la restrizione riguarda il vertice o si estende a tutta l’organizzazione.
Come gestite i candidati che vi contattano di propria iniziativa?	Chiarisce se i dirigenti esclusi possono comunque essere considerati, e a quali condizioni.
Quale tutela off-limits riceveremo, e per quanto tempo?	Definisce la tutela del cliente e mostra la coerenza con cui la politica viene applicata.
Ci informerete se emerge un conflitto durante la ricerca?	Garantisce che le restrizioni sorte a mandato in corso vengano comunicate e non applicate in silenzio.

Una società che risponde a queste domande con chiarezza e per iscritto è, di norma, una società che gestisce i propri conflitti con disciplina. Anche le risposte vaghe sono indicative.

Come dimensione e modello della società incidono sull’accesso

Le restrizioni off-limits crescono con il numero di clienti che una società serve in un settore. È una caratteristica strutturale, non una critica: una società con un’ampia base di clienti ha più relazioni da tutelare e quindi più aziende che non può avvicinare. Nei settori concentrati, dove poche aziende impiegano la maggior parte dei dirigenti rilevanti, l’effetto può essere marcato.

Una boutique con meno clienti contemporanei in un dato settore avrà, tipicamente, meno restrizioni in quel settore in ogni momento. Questo non la rende automaticamente la scelta migliore. Profondità della rete, conoscenza del settore, qualità della valutazione e seniority di chi conduce la ricerca contano altrettanto. Ma l’accesso al mercato è una delle variabili, ed è legittimo considerarlo insieme alle altre.

Il confronto utile non è tra società grandi e piccole in generale, ma tra le restrizioni concrete che ciascuna società porterebbe alla vostra ricerca concreta. La stessa società può essere ben posizionata per un mandato e vincolata per un altro.

In conclusione

Gli accordi off-limits esistono per buone ragioni. Tutelano i clienti, sostengono la fiducia e mantengono integra la professione. Ma definiscono anche, in anticipo, i confini di ogni ricerca. Un consiglio che li affronta fin dall’inizio sa a quale parte del mercato sta acquistando accesso. Uno che non lo fa rischia di scoprire i limiti della propria rosa quando è ormai tardi per ampliarla.

Domande frequenti